Télétravail et productivité ne vont pas toujours de pair. C’est encore plus difficile en freelance, car être à son compte c’est rechercher la liberté, bien loin du métro-boulot-dodo. Il faut malgré tout savoir s’organiser. C’est pour cela qu’être productif, surtout en télétravail, est l’une des préoccupations principales de ceux qui travaillent à leurs comptes.

Peut-être que pour toi, les tâches à faire s’accumulent. Peut-être que le temps semble te filer entre les doigts, ou qu’au moment de travailler la procrastination pointe le bout de son nez … Pire encore : tu pourrais avoir l’impression de passer beaucoup de temps à travailler en ayant l’impression de ne pas avancer du tout.

Heureusement, il existe beaucoup d’astuces pour corriger ces petits désagréments et récupérer le contrôel de son temps. En voici quelques-unes pour booster ta productivité au quotidien.

NDRL : Ceci est un article invité rédigé par l’équipe du site d’Olivier Roland. C’est un honneur que de les accueillir sur le blog, car j’ai beaucoup aimé le contenu « blogueur pro » d’Olivier et son ouvrage devenu un vrai référence : « Tout le monde n’a pas eu la chance de râter ses études ». C’est parti pour ses conseils productivité.

Astuce #1 : Définis des objectifs précis (ou comment 3% des humains gagnent 10 fois plus que les 97% autres)

En pratique, les freelances jouissent d’une grande liberté horaire. Ils évitent la fameuse « rat race » avec ses horaires fixes du lundi au vendredi, de 9h à 17h. Malheureusement, cet emploi du temps flexible est à double tranchant. Sans une planification rigoureuse, nombre de freelances oscillent entre deux extrêmes. D’un côté, des journées de productivité intense peuvent s’enchaîner et peuvent mener à l’épuisement sur le long terme (voire même au « burn out »). Et d’un autre côté les périodes de procrastination, de lutte contre soi et de perte de motivation peuvent mener vers une faible estime de soi.

Pour trouver un équilibre entre ces deux phases, la mécanique des habitudes sera ton alliée. Il s’agit de compter sur les routines (les habitudes) plutôt que d’improviser au quotidien (et décider sur le vif des tâches à faire). En planifiant, tu vas te donner des chances de réussir. Cette planification prendra le pas lorsque tu perdras ta motivation (ce qui est normal pour tout être humain !).

À force, tu n’auras même plus besoin de recourir à ta motivation. Tu pourrais laisser tes habitudes te forcer à te diriger vers cet équilibre à long terme, en alternant phases productives et phases de repos. De plus, en planifiant ton travail, tu auras une cartographie claire du chemin à suivre dans ta journée. Tu éviteras de t’éparpiller.

Une planification claire te permettra de savoir : 

  • quand commencer à travailler,
  • quand t’arrêter,
  • ce qu’il y à faire (en priorité), 
  • et surtout ce qu’il n’y a pas (ou ne faut pas) faire. 

Mark H. McCormack de l’université d’Harvard a réalisé une étude sur les étudiants en MBA (1). Selon celle-ci, les 3% des élèves qui avaient planifié leurs objectifs gagnaient – 20 ans plus tard – 10 fois plus que les autres étudiants (les 97% restants) qui n’avaient pas d’objectifs précis ou qui ne les avaient pas écrits.

Tu gagnerais à écrire tes objectifs de vie MAINTENANT !  Il existe de très nombreuses méthodes pour planifier correctement ses activités. Mais je te propose que l’on s’attarde sur les deux méthodes que j’estime efficaces :

  • La méthode SMART
  • La matrice Eisenhower

 

La méthode SMART pour atteindre ses objectifs

Un objectif est plus facilement atteint lorsqu’il est : 

  • Spécifique : tes objectifs doivent être précis. Par exemple, avoir plus de clients est un objectif beaucoup trop vague.
  • Mesurable : Un objectif mesurable va te permettre de mesurer tes résultats en cours de route. Prenons l’exemple de la perte de poids. À ton avis, quel objectif sera le plus efficace entre “J’ai pour objectif de perdre du poids” vs “J’ai pour objectif de perdre 1 kg cette semaine” ?
  • Ambitieux : Il est important de pouvoir se challenger pour rester motivé.
  • Réaliste : Si tu souhaites perdre 10Kg en une semaine, tu te lances dans un combat perdu d’avance. Le résulta sera un échec démotivant.
  • Temporellement défini: Plus haut, j’écrivais qu’une planification claire doit indiquer quand commencer et quand s’arrêter. Il en est de même pour tes objectifs. Selon une théorie, une tâche a tendance à prendre autant de temps que l’on a de disponible. Cette théorie a été si populaire et si avérée qu’elle en est devenue une loi : la loi de Parkinson. Si tu prévoies de finir une tâche en 6h, tu auras tendance à mettre 6h pour l’accomplir. Si tu prévoies de la finir en 6 mois, alors tu mettras probablement 6 mois. Il faut par conséquent te fixer un délai court.

Les objectifs SMART – Extrait de Tout pour être Freelance (ed. Caliopéa), page 286.

La matrice d’Eisenhower pour prioriser toutes ses tâches en attente

La matrice d’Eisenhower est un cadran destiné à te guider dans ton processus de planification.

En effet, nous convenons de manière assez intuitive qu’il est plus intéressant de commencer une liste de tâches par les plus importantes et les plus urgentes.

La figure ci-dessus vient conceptualiser ceci : c’est la matrice d’Eisenhower. Elle te permet d’être intentionnel lorsque tu fixes tes priorités.

Selon cette matrice, il faut : 

  • Faire immédiatement les tâches à la fois urgentes et importantes. 
  • Planifier les tâches importantes mais non urgentes. 
  • Déléguer les tâches urgentes mais non importantes. 
  • Oublier complètement les tâches qui ne sont ni urgentes, ni importantes. 


Astuce du productivité #1 : Décris les actions à accomplir via la méthode SMART et priorise celles-ci efficacement grâce à la matrice d’Eisenhower. 

Astuce #2 – Coupe tes notifications (elles te coûtent 26% de ta rémunération)

Si tu es freelance, internet est certainement une nécessité pour ton travail au quotidien, qu’il s’agisse de réaliser tes prestations ou de trouver tes clients. Cela va donc sembler contradictoire, mais je te conseille de rester hors-ligne lorsque tu travaille afin de rester productif.

Si ce n’est pas possible, tente de ne plus jongler entre une réalisation de prestation et les tâches suivantes : 

  • Répondre à des mails non importants. 
  • Chatter avec des amis,
  • Regarder des vidéos sur YouTube,
  • Scroller sur les réseaux sociaux. 
  • Checker tes notifications inutiles pour recevoir un mini shoot de dopamine.

Cela semble familier, non ? Peut-être que tu t’es déjà laissé emporté par l’une de ces préoccupations alors que tu avais plus urgent à faire.

Mais le piège, en télétravail, c’est aussi de se laisser distraire par des tâches à priori importantes comme :

  • Un client qui te confie une nouvelle mission. 
  • Une notification qui te rappelle que tu as un call à passer le lendemain. 
  • ton dernier client qui te demande de lui envoyer une facture. 

Il suffit de peu pour te faire décrocher de ta concentration et pour perturber ton flow de travail. Le cerveau humain n’est pas multitâche ! Bien que certaines personnes s’enorgueillissent de pouvoir faire plusieurs choses à la fois, il n’est pas dans ton intérêt, en temps que freelance, de suivre cette tendance. Vous dois, certes, gérer plusieurs volets de ton activité, mais il ne s’agit pas de tout faire en même temps. 

D’après une étude menée par kaspersky lab, plus ton téléphone est éloigné, plus ta concentration et ta productivité s’améliorent. Selon les conclusions de cette étude, placer ton téléphone dans une autre pièce pourrait augmenter ta productivité de 26%

Alterne les phases de concentration et de pauses avec la méthode Pomodoro

La technique du pomodoro est l’une des techniques de productivité les plus populaires. Elle te permet de switcher entre “période de pleine concentration” et “période de pause (ou « reset« ) . 

Tu dois faire l’effort de rester concentré, peu importe les distractions, jusqu’à la fin de la période dédiée à cela (traditionnellement 25 minutes). Puis, tu enchaines avec une petite pause (de 5 minutes) durant laquelle tu peux aller boire un verre d’eau ou marcher à l’écart de ton bureau. Par contre, tu ne dois en aucun cas toucher à ton téléphone. Après une série de 3 ou 4 pomodoro, tu peux prendre une pause plus longue (30 minutes) pour te reposer en profondeur.

La méthode Pomodoro illustrée – Extrait de Tout pour être Freelance (ed. Caliopéa), page 292.

Une étude (Ultradian Rhythms & the 20-minute Break de Merlin Mann) confirme néanmoins que le cerveau humain a besoin de courtes pauses fréquentes pour rester productif. Néanmoins, elle ne recommande pas de durée précise (telle que 25 minutes).

Astuce productivité #2 : Sers-toi de l’incroyable potentiel de la technique du pomodoro pour rester concentré le plus longtemps possible et pour être productif en télétravail. Si possible, réalise ton travail loin du téléphone et même en mode hors ligne. Ce n’est pas si terrible, tu en es capable.

3) Travailler moins pour gagner plus

Surmenage et burn-out sont des risques auxquels s’exposent tout freelance. Tu aimes votre travail ? Ok. Tu réalises chaque mission en y mettant du cœur ? C’est très bien aussi. Mais ne t’oublies pas et ne risque pas d’y laisser ta santé.

Le repos n’est pas seulement utile, il est aussi nécessaire ! Nous avons déjà introduit la notion de pause avec la technique du pomodoro ci-dessus : les périodes de « reset » ne servent pas seulement à la productivité en télétravail. Elles sont aussi de bonnes piqures de rappel sur le besoin de faire de se reposer.

Lève-toi de ta chaise. Défoule-toi un peu. Sors humer de l’air frais. Fais ce que tu veux mais détache-toi de ton travail un moment !

Il peut aussi s’agit d’une sieste. D’aileurs, la NASA a montré à travers une étude (3) que la sieste est très bénéfique pour la mémoire de travail. C’est le type de mémoire qui te permet de vous concentrer sur une tâche tout en retenant en tête d’autres tâches. 

Astuce productivité #3 : Être productif consiste également à savoir quand cesser de travailler. Repose-toi de temps en temps.

 

4) N’oublies pas de socialiser

Les résultats d’une étude(4) menée sur plus de 2.000 cadres et employés dans une dizaine de pays rapportent que les participants passent la majeure partie de leur temps à communiquer via des technologies et non face à face. En raison, plus de la moitié de ces participants affirment se sentir seuls tout le temps, ou presque.

Cette même étude conclut que l’existence de liens sociaux véritables au travail est un facteur majeur de fidélisation, de satisfaction, de réussite et de productivité des employés.

Pas besoin d’être un expert pour déduire les résultats que rapporterait une telle étude sur les freelances et les personnes travaillant à leurs comptes.

Tu es certainement seul à gérer ton activité. Tu dois passer de longues heures à travailler et contrairement aux employés de bureau, tu n’as pas ou peu de collègues. Bref, tous les ingrédients sont présents pour que tu te sentes isolé.

Pourtant, à l’instar d’une entreprise, tu as besoin de socialiser avec tes pairs pour être plus productif dans ton travail. 

Mieux, selon les experts de la clinique Mayo(5), les personnes bénéficiant d’un minimum de rapports sociaux seraient en meilleure santé, présentant moins de risques d’hypertension artérielle, de dépression et de surpoids. 

Il est donc indispensable que tu puisses te déconnecter de ton activité à un moment donné pour aller socialiser, que ce soit avec d’autres indépendants ou ton réseau amical et familial existant. 

Astuce productivité #4 : Déconnecte-toi ! Passe du temps avec ta famille et tes amis. Rencontre d’autres freelances. Ton activité ne s’en portera que mieux.   

 

5) Améliore ton environnement de télétravail pour gagner en productivité

Selon le type d’activité que tu exerces en freelance, l’environnement dans lequel tu travailles peut varier entre café-wifis, espaces de coworking, domicile, etc.  

Si ton activité te permet de travailler à domicile, fais en sorte que ton environnement de travail soit optimisé pour te donner toutes les chances d’être productif. 

Choisis un environnement « fixe » et aménage-le confortablement

Les libertés associées aux statuts de freelance continuent de faire rêver. Tu peux choisir tes horaires, sélectionner tes clients et surtout plus besoin de faire une heure de trajet chaque matin. Mais la productivité en télétravail exige aussi d’être bien installé : on ne peut pas travailler efficacement sur un coin de table.

Afin d’être le plus efficace possible, travailler dans ton lit n’est certainement pas la meilleure option. Il est recommandé de se mettre dans des conditions de travail plutôt “formelles” afin d’être productif comme il faut. Une table et une chaise dans un coin de ton appartement peut déjà faire l’affaire, du moment où il s’agit d’un emplacement fixe et aménagé pour ton travail. 

Pourquoi est-ce nécessaire ? Ton lit est fait pour dormir, méditer, etc. Ton espace de travail n’est fait que pour travailler. Tu ne devrais avoir rien d’autre à faire dans ton espace de travail que de travailler

Mise sur un bon éclairage

Des chercheurs en neuroscience ont mené une étude(6) sur l’impact de la lumière du soleil en relation avec la qualité de vie des employés. Il en ressort qu’il ne faut jamais sous-estimer la lumière du soleil, car cette dernière permet d’aligner les rythmes biologiques du corps et du cerveau. Ce processus affecte le métabolisme tout entier, la vigilance, l’humeur et l’engagement. Plus tu seras exposé à la lumière naturelle et mieux tu te porteras.

De plus, si tu travailles en face d’un écran, tu devrais savoir que les écrans émettent des rayons lumineux qui te fatiguent les yeux. Ces rayons peuvent heureusement être atténués avec une source de lumière externe. 

Veille donc à faire en sorte que ton environnement de travail soit éclairé avec de la lumière naturelle. 

Le poste de travail idéal- Extrait de Tout pour être Freelance (ed. Caliopéa), page 59.

Achète-toi des plantes!

Les plantes auraient des effets positifs sur la créativité et la productivité.  Une étude (7) en particulier estime que les plantes augmenterait de 15% la productivité en entreprise.

Astuce productivité #5 : Ton environnement de travail est tout aussi important que les tâches sur lesquelles tu travailles. Aménage-le bien pour performer ! 

 

Bonus : plus d’astuces pour être productif en télétravail et à son compte …

Grâce à cet article, tu as sous la main plusieurs conseils pour booster ta productivité. Si tu as envie d’aller plus loin, je t’invite à consulter cette interview d’un entrepreneur inspirant, Romain, qui a réussit à booster son chiffre d’affaires en mettant en place quelques astuces de productivité.

Sources citées : 

  1. What They Don’t Teach You at Harvard Business School: Notes from a Street-smart Executive Tapa blanda  /  Auteurs : Mark H. McCormack 
  2. Kaspersky Lab Study Proves Smartphones Distract Workers and Decrease Productivity
  3. NASA Naps / Auteur : Dr. David Dinges
  4. Virgin Pulse proves Dependence on Technology Leaves Your People Feeling Isolated, Disengaged and Less Committed
  5. Friendships: Enrich your life and improve your health / Auteur : Mayo Clinic
  6. Impact of Windows and Daylight Exposure on Overall Health and Sleep Quality of Office Workers: A Case-Control Pilot Study / Auteurs : M. Boubekri, Ivy N Cheung, Kathryn J Reid. 
  7.  The Relative Benefits of Green versus Lean Office Space: Three Field Experiments / Auteurs: Nieuwenhuis, Marlon Knight, Craig Postmes, Tom Haslam, S. Alexander

 

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