Pour de nombreux freelances, la comptabilité est synonyme de tracas et de complexité. Si l’auto-entreprise soulage les indépendants en début d’activité, que se passe-t’il lorsque vient le moment du changement de statut ? 

Choix de la forme juridique, déclarations de TVA, cotisations sociales et mécanismes fiscaux liés à la rémunération … les occasions de souffrir de phobie administrative sont nombreuses. 

Heureusement, vous pouvez compter sur l’aide d’experts-comptables qui prendront soin de vos obligations sociales et fiscales, vous laissant ainsi le soin de vous concentrer sur votre coeur de métier. 

Vous aimeriez vous faire accompagner, ou opter pour un changement de statut freelance, mais vous ne savez pas par où commencer ?

Ca tombe bien, j’ai rencontré pour vous Laurent, consultant chez Novaa – un cabinet d’expertise comptable spécialisé dans l’accompagnement des freelances. 

J’ai, par la même occasion, découvert leurs (magnifiques) locaux au coeur de Paris.

D’ailleurs, si vous êtes dans les parages, ils vous accueilleront à bras ouverts lors de  Freelance Talks, organisés chaque mois, ou pour un café ! 

C’est parti pour une interview riche de bons conseils pour aborder sa gestion administrative et comptable avec plus de sérénité.  

Bonjour Laurent, peux-tu nous présenter Novaa et nous expliquer ton rôle dans cette entreprise ? 

Novaa expertise est un cabinet d’expertise comptable spécialisé dans l’accompagnement des freelances.

L’accompagnement commence dès la création de la structure juridique pour basculer dans le suivi fiscal et social de la société nouvellement créée. Nous accompagnons donc les freelances sous des formats aux frais réels (EURL/SARL, SASU/SAS, Entreprise individuelle, EIRL).

Nous sommes également amenés à conseiller et gérer les changements de statut, de micro-entreprise vers société.

Pour ma part, j’aide les freelances à en animant des ateliers / meet up sur le lancement d’activité (statuts juridique, aide à la création) et en créant des partenariats au sein du cabinet Novaa pour pouvoir trouver des solutions aux freelances de notre communauté. C’est d’ailleurs comme cela que j’ai connu La Minute Freelance :). 

Quelles sont les plus grandes difficultés que les freelances rencontrent dans la gestion de leur entreprise, en général ? 

Une des premières difficultés réside dans la compréhension de ses charges sociales. 

Quand on est freelance, on doit payer soi-même sa couverture sociale. L’appel de ces cotisations peut être piégeux s’il est mal appréhendé.

Pour faire simple, quand on est TNS ( en Entreprise Individuelle aux frais réels ou en EURL/SARL), on doit payer ses cotisations auprès de la Sécurité Sociale des Indépendants selon un système de forfait puis de régularisation l’année suivante. Le piège ici est de se retrouver en défaut de paiement pour payer la régularisation de charge sociale en N+1. Il faut donc absolument mettre de côté l’équivalent de ses charges sociales soit 45% de sa rémunération nette ou de son bénéfice. On est ainsi sur d’avoir assez pour payer les cotisations en N+1.

Deuxième difficulté, surtout pour les freelances en micro, la gestion de la TVA.

En micro, vous serez de droit en franchise de TVA. Vous restez non assujetti à TVA jusqu’à un certain seuil de chiffre d’affaires ( 33200€ la première année 35200€ à partir de la deuxième). La transition entre non assujettissement et assujettissement n’est pas évidente car le seuil de franchise de tva n’est pas le même que le seuil pour rester en micro-entreprise. Il arrive donc souvent que des auto-entrepreneurs dépassant le seuil de TVA sans le savoir se retrouve par mégarde dans l’illégalité. 

Quels sont les conseils que tu donnerais à un freelance face à ces difficultés ? 

Mon conseil principal est de déléguer. La comptabilité est un métier à part entière. Pour un non initié, cela prend du temps de vouloir la tenir seul. C’est une logique particulière, presque un langage.

Pour moi, vouloir le faire seul pour faire l’économie d’un expert comptable est une fausse bonne idée. Pour un Freelance encore plus que pour d’autre, le temps c’est de l’argent. Ainsi, le temps à se prendre la tête avec sa compta est du temps perdu pour la prospection commerciale ou que vous ne pourrez pas facturer. 

A quel moment est-il pertinent de consulter un expert-comptable pour son activité indépendante ? Est-ce qu’un accompagnement est forcément nécessaire, selon toi ? 

Il n’y a pas forcément besoin d’un expert-comptable tant que l’on est en micro-entreprise. 

Ce statut offre une très grande simplicité sur le plan administratif. Il suffit de déclarer son chiffre d’affaires encaissés sur le site www.autoentrepreneur.urssaf.fr. Cependant, cette simplicité est à nuancer si vous dépassez le seuil de franchise de TVA. A partir du moment où vous devenez assujetti, les impôts attendront de vous une déclaration de TVA selon les échéances du régime de tva simplifié ( une déclaration tous les 6 mois).   

Si vous êtes sous format société, le suivi par un expert comptable devient un besoin plus essentiel pour les raisons évoquées un peu plus haut. De plus, vous aurez besoin de conseil pour gérer au mieux votre fiscalité. C’est également le rôle de l’expert comptable. Il vous accompagnera sur les questions des frais déductibles, de l’arbitrage entre rémunération et dividende entre autre. Ces sujets ne sont pas forcément évidents à comprendre d’où la nécessité de se faire accompagner. 

En cas de changement de statut, comment choisir ? Sur quelle base ? Peut-on en changer facilement ? 

Vaste question ! Il n’y a pas de meilleur statut qu’un autre. Votre situation personnelle, votre projet sont autant d’éléments à prendre en compte dans votre choix. Après avoir dit cela, il y a quand même certaines questions déterminantes à se poser.

La plus évidente surement, la question de l’estimation du chiffre d’affaires. Si vous avez peu de visibilité sur votre activité future, le plus sécurisant est de passer par une phase de test en micro entreprise. Vous basculerez dans un second temps sous format société (EURL/SARL ou SAS/SASU). Le changement de statut est simple. Il vous faudra dans un premier temps fermer votre micro. Les démarches se font en ligne et sont gratuites. Vous pourrez par la suite créer votre société. 

Deuxième question, pour combien de temps je veux être freelance ? Si le freelancing est un choix de vie sur plusieurs années, la création d’une société peut être pertinente. Si, au contraire, vous voyez cela comme une période de transition professionnelle sur plusieurs mois, la micro s’imposera plus. 

At last but not least, la question de la protection sociale. Cette question est peut être la moins évidente de toute mais est pourtant la plus importante. En effet, selon le statut, vous ne cotiserez pas aux mêmes caisses, la protection sociale sera donc différente et par voie de conséquence le coût le sera également. Les formats d’entreprise individuelle et d’EURL /SARL gérant majoritaire, vous confère le statut de Travailleur Non Salarié. A ce titre, vous cotiserez à la Sécurité Sociale des Indépendants (SSI). Le taux de cotisation y est plus bas mais la couverture sociale y est moins bonne qu’au régime général. En SASU/SAS, vous serez au régime général. Vous aurez donc une très bonne couverture sociale ( la même qu’un salarié cadre). Cependant les cotisations seront plus élevées. C’est en général l’arbitrage entre niveau de protection et coût qui vous fera choisir un format de société plus qu’un autre.

Quels sont les avantages d’une société par rapport à une auto-entreprise ? 

Le plus gros avantage de la société est de pouvoir déduire ses frais de son chiffre d’affaires. Cela permet ainsi de réduire sa base imposable.

Pour schématiser, en micro, vous ne pouvez pas déduire de frais puisque les impôts vous appliquent un abattement forfaitaire de 34%. Dans ces 34% d’abattement, vous avez 22% d’abattement pour compenser le paiement de vos charges sociales et 12% de compensation pour vos frais. Cela devient donc intéressant d’être aux frais réels si vos dépenses représentent plus de 12% de votre CA ( cas sans ACRE). 

Autre avantage, en créant une société, vous créerez une personne morale différente de vous, mandataire / gérant de votre structure. Ainsi, il existe une séparation sur le plan juridique entre vous et votre société. Votre patrimoine est protégé.

Aussi, cette séparation juridique vous permet de combiner aide pôle emploi et activité sur votre société de façon plus simple. En effet, il vous suffit de justifier d’une non rémunération entre votre société et vous même pour vous voir verser l’intégralité de vos indemnités mensuelles. 

À quel moment peut-on / doit-on changer de statut et passer d’une entreprise individuelle (type auto-entreprise / micro-entreprise) vers une société (EURL, SASU) ? 

C’est intéressant si l’on a plus que l’équivalent de 12% de son chiffre d’affaires comme frais.  

Également, la question est à se poser dans les situations où on passe systématiquement au frais réel à la suite du dépassement de seuil de chiffre d’affaires. Il faudra ici comparer ce qui est le plus intéressant entre entreprise individuelle et format société.

Le choix entre les deux réside essentiellement sur la question fiscale. Dans la pratique, si vous avez un chiffre d’affaires important, l’entreprise individuelle est très limitée. Vous pouvez simplement jouer sur vos frais pour contrôler votre imposition sur le revenu.

En société, les choix sont plus nombreux pour maîtriser votre fiscalité. Vous allez pouvoir arbitrer entre rémunération, dividendes et ainsi jouer sur des taux d’imposition différents. 

Quelles sont les précautions à prendre au cours de ce changement de statut ? (TVA, contrats et factures en cours, etc…) 

2 situations selon le choix de forme juridique : 

• Vous basculez de micro-entreprise vers EURL/SARL ( gérant majoritaire). Il vous faudra absolument fermer votre micro-entreprise avant la date de début d’activité de la société.  Concernant les factures et le paiement de celles-ci, il vous faudra anticiper le paiement de vos factures pour basculer sur format société une fois ces dernières payées.
• Vous basculez de micro vers SASU/SAS. La transition est un peu plus simple car vous n’êtes pas dans l’obligation de  fermer votre micro-entreprise avant la création de votre société. Vous avez donc la possibilité de fermer votre micro-entreprise une fois avoir encaissé les dernières factures.

Si on veut se faire accompagner dans cette mutation de son activité, puis dans le suivi de sa comptabilité, comment faire ? Combien ça coûte en moyenne ? Quels sont les services et responsabilités rendus par le cabinet d’expertise comptable en échange ? 

Les solutions sont multiples, avocat ou cabinet d’expertise comptable pour la création, suivi en ligne ou traditionnel. En fonction, vous trouverez tout type de coût. La fourchette est large.

Pour la création, cela peut aller de 150€ à 1500€. Le suivi comptable peut lui aller de 1000€ à 3000€ à l’année.

Attention cependant au contenu de l’offre qui vous est proposée et évitez les offres à astérisques. Les offres les plus attractives ne sont pas forcément complètes. N’ayez donc pas peur de comparer !

Le cabinet d’expertise comptable réalise pour votre société les déclarations fiscales et sociales obligatoires. Déclaration de TVA, CFE, établissement des comptes annuels, liasse fiscale, dépôt des comptes au greffe, déclaration sociale des indépendants, fiche de paie sont des exemples de déclaration que l’expert comptable réalisera pour vous.

L’expert comptable a également un devoir de conseil. Il est notamment là pour vous accompagner sur les règles de déductibilité de vos frais ou sur les questions d’optimisation entre rémunération et dividende. 

Et Novaa, dans tout ça ? Pourquoi vous choisir ? Qu’apportez-vous à vos clients en freelance ? 

Nous avons fait le choix de nous spécialiser dans l’accompagnement des freelances et de construire une offre complète pour répondre à leurs attentes. 

Nous accompagnons les freelances sur la phase de création de la société. Et l’accompagnement est offert. Nous vous conseillons sur le choix du statut puis nous réalisons toutes les formalités de création jusqu’à réception du Kbis ! 

Une fois la société créée, on bascule sur le suivi comptable avec la réalisation de toutes les formalités juridiques, fiscales et sociales obligatoires. 

Le suivi est individualisé. Vous serez accompagné par une équipe de consultants Novaa présente pour répondre à vos questions et vous conseiller.

Parallèlement à cela, nous nous appuyons sur les applications Tiime pour récupérer les informations nécessaires à la tenue de votre comptabilité. Ainsi, pas besoin de passer du temps à scanner des documents ou à donner des justificatifs papiers. Tout est dématérialisé ! Les applications vous aideront également dans la gestion de votre société. Grâce à elle, vous pourrez gérer vos notes de frais et votre facturation. 

Au delà de cela, nous souhaitons faire se rencontrer nos clients et créer une véritable communauté de freelances. Ainsi, nous organisons des évènements tous les mois sur des thématiques freelances. L’occasion de réseauter, partager et apprendre. Si vous souhaitez participer, cela se passe sur notre meet up. 

Comment est-ce que les freelances peuvent prendre contact avec toi s’ils souhaitent plus d’information sur Novaa ? 

C’est simple, il vous suffit de nous contacter sur le site internet de Novaa : https://www.novaa-expertise.com/contact/ 

Nos équipes vous contacteront  pour prendre rendez-vous avec un de nos conseillers 🙂

Ce premier entretien (en présentiel ou au téléphone) est gratuit.

Merci à Laurent pour son temps et ces réponses très complètes.